Los organizadores de eventos tenemos claro que la comunicación es siempre una buena inversión. Nadie lo cuestiona. Y es que el éxito de nuestro evento depende de muchos factores y la comunicación es, sin duda, uno de los más importantes.

Sin embargo, parece que no todos estamos de acuerdo con lo que supone el protocolo. Cuando el organizador se plantea contar con un profesional de protocolo, en muchas ocasiones, lo ve como un “gasto”.

Evidentemente, como profesional del protocolo, no puedo estar de acuerdo con esta manera de tratar esta disciplina que, si o si, forma parte de la comunicación. El protocolo es una herramienta imprescindible dentro del amplio concepto que llamamos comunicación.

El trabajo que realiza el profesional del protocolo debe estar siempre reflejado y definido en el Plan de Comunicación elaborado para un evento.  Entonces, ¿por qué en ocasiones se entiende que es un gasto?

“La diferencia fundamental entre gasto e inversión es el retorno esperado de cada uno de ellos. Mientras que en la inversión se espera conseguir rendimiento en el futuro, el gasto es la simple utilización de un bien o servicio a cambio de una contraprestación”

Por si quedan dudas, vamos a analizar lo que aporta el protocolo en un evento. ¿Qué hace que obtengamos ese rendimiento futuro?

o Refuerza la credibilidad de la marca

o Aporta buena imagen y prestigio

o Ayuda a una marca a distinguirse de la competencia

o Consigue una imagen positiva de trabajo profesional

o Cuida hasta el más mínimo detalle, ordena, organiza…

La imagen y buen desarrollo de nuestro evento está muy ligada a la profesionalidad que demostremos no sólo a la hora de desarrollarlo, sino también a la hora de planificar los detalles. Hay errores que, si decidimos invertir en protocolo, se pueden evitar. Con ello, evitamos que sean el centro de atención de los asistentes. Cualquier error cometido, por pequeño que sea, acaba siendo sin remedio el centro de atención de los asistentes. Por supuesto, también será aquello que inunde las redes sociales. Todos nuestros aciertos caerán en saco roto por un fallo protocolario como colocar mal unas banderas o poner vasos de papel en una mesa presidencial.

La utilización del protocolo como una herramienta estratégica de comunicación ha sido, es y será siempre una constante histórica.

No debe sonarnos como algo rígido, estático, antiguo… El concepto de Protocolo, como el resto de disciplinas, ha evolucionado mucho en los últimos años. Se ha adaptado a las nuevas realidades y necesidades. El uso generalizado de nuevos sistemas y herramientas de comunicación, el desarrollo de las nuevas tecnologías y el uso generalizado de Internet, han hecho necesario plantear, desarrollar y poner en práctica, un nuevo enfoque del protocolo y de la comunicación en general. El protocolo se ha se ha convertido en una técnica que trabaja al servicio de la comunicación. Es el eje central de las estrategias de comunicación de las organizaciones, instituciones y empresas.

Actualmente, en una sociedad saturada de información, el protocolo se es, sin duda, una “poderosa herramienta de comunicación” que no deja ningún detalle al azar y analiza y cuida hasta el último detalle de un evento.

El protocolo es una manera eficaz de:

o            ordenar personas, espacios y tiempos en actos empresariales o privados

o            establecer conexión con diferentes culturas

o            ser un elemento indispensable en la comunicación tanto interna y externa

Aunque a veces parezca que estamos hablamos de unas normas muy rígidas, la realidad es que el protocolo es una técnica flexible, dinámica y cambiante, capaz de adaptarse a cada acto o evento y que tiene en cuenta las circunstancias internas y externas que lo rodean.

 “Sólo hay una primera vez para causar una buena primera impresión”